مسئول دفتر

معاونت بهداشتی دانشگاه علوم پزشکی بیرجند

۱۴۰۰ جمعه ۱ بهمن

سال تولید پشتیبانی ها و مانع زدایی ها

مسئول دفتر

نام و نام خانوادگی:سمیه جهانزاد
مدرک:کاردان آزمایشگاه
تلفن داخلی: 5401 - 5400
مستقیم:05632395401
فاکس: 32381102-056
ایمیل: @bums.ac.ir

شرح فعالیت ها:

دریافت نامه ها، اوراق، پرونده ها و سایر مکاتبات رسیده به حوزه ی محل خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و جریان آن ها در رایانه یا دفاتر مربوط
تفکیک و توزیع نامه ها، گزارشات و سایر مکاتبات بین افراد واحد مربوط و پیگیری کردن آن ها
انجام اقدامات لازم در زمینه ی نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها، اوراق، نامه ها، گزارشات و سایر اسناد و مدارک واحد مربوط در محل های مخصوص
تنظیم لیست متقاضیان ملاقات با سرپرست مربوط و تعیین ساعات ملاقات برای آن ها
تهیه و تنظیم گزارشات لازم پیرامون مطالب و وقایع مهم روزانه جهت ساعات ملاقات برای آن ها
ابلاغ دستورات صادره ی سرپرست مربوط به اشخاص و موسسات ذیربط و واحدهای تابعه بر حسب خط مشی تعیین شده و در صورت لزوم پیگیری آن ها
آماده کردن سوابق و پرونده های مربوط به کمیسیون ها و جلسه ها و سمینارها برای اطلاع و مطالعه ی قبلی سرپرست
تنظیم اوقات جلسات و کمیسیون هایی که در دفتر سرپرست مربوطه تشکیل می شود و مطلع ساختن مقامات یا افراد شرکت کننده در جلسه
پاسخ گویی به مراجعین و راهنمایی آن ها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست های متقاضیان و مراجعه کنندگان که تقاضای آن بدون ملاقا با مقام ذیربط امکان پذیر است
تهیه ی پیش نویس برخی از نامه ها و گزارشات و جدول های مختلف به زبان فارسی و محتملا خارجی
استفاده از نرم افزارهای پردازش متن، دریافت و ارسال نامه های الکترونیکی و دورنگار